L’accesso agli atti consiste nel diritto del cittadino di prendere visione o estrarre una copia di documenti amministrativi posseduti dalla Pubblica Amministrazione. La Legge n. 241/1990 garantisce tale diritto per favorire la partecipazione e per assicurare l’imparzialità e la trasparenza dell’attività amministrativa.

Il diritto di accesso è esercitabile da tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale collegato ad una situazione giuridicamente tutelata e connessa al documento  oggetto di richiesta di accesso.

Il diritto di accesso è assicurato:

•  ai cittadini, agli stranieri e agli apolidi che abbiano interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti;

•  ad ogni istituzione, associazione o comitato promotore di interessi pubblici e diffusi per mezzo del proprio rappresentante o primo firmatario;

•  alle pubbliche amministrazioni che siano interessate a informazioni e a atti per lo svolgimento delle loro funzioni.

La domanda può esser presentata dall'interessato o da un suo delegato: un legale rappresentante, difensore, un procuratore oppure un tutore che siano muniti di delega. La delega, con copia fotostatica del documento di identità del delegante, deve essere allegata alla richiesta.

È possibile richiedere i documenti amministrativi nella forma di rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie solo se questi sono:

•   interni o esterni all’Unione dei Comuni di Basiano e Masate o ai comuni facenti parte l’Unione, solo se in possesso dalla Pubblica Amministrazione;

•   relativi ad uno specifico procedimento;

•   riguardanti un’attività di pubblico interesse indipendentemente dalla loro natura sostanziale  pubblica o privata.

La richiesta di accesso, per tutta la documentazione che non sia già disponibile sul sito internet dell’Amministrazione, deve essere inoltrata compilando apposita modulistica da presentare:

-   a mano all’Ufficio protocollo dell’Unione Lombarda dei Comuni di Basiano e Masate – Via Roma 11 – Basiano (primo piano) durante gli orari di apertura al pubblico;

-   Posta elettronica ordinaria ai seguenti indirizzi:

•    segreteria@unione.basianomasate.mi.it

•    affari.generali@unione.basianomasate.mi.it

-   posta elettronica certificata:

•    basiano@pec.it

•    masate@pec.it

•    protocollo.basianomasate@pec.it

Per quanto riguarda le ricerche d’archivio, successivamente alla protocollazione di apposita richiesta, il richiedente sarà invitato alla visione del materiale richiesto.

É necessario specificare in quale veste viene presenta la richiesta: se come diretto interessato (ad es. proprietario), o in veste di delegato (ad esempio: tecnico incaricato) o come legale rappresentante nel caso di società. Deve specificare altresì se la documentazione richiesta dovrà essere prodotta in copia, in copia conforme o viene richiesta in sola visione.

Per individuare tale documentazione il modulo dovrà essere compilato chiaramente in tutte le sue parti nel modo più preciso possibile, per consentire di ridurre al minimo i tempi di ricerca in archivio.

Elemento obbligatorio è quello della motivazione della richiesta.

Salvo i casi di sospensione o di differimento, il procedimento deve concludersi entro 30 giorni dalla presentazione della domanda.

Se la domanda è ammissibile il richiedente può visionare e/o ottenere copia dei documenti. L'accoglimento della domanda contiene l'indicazione dell'ufficio, completa della sede, presso cui rivolgersi e un periodo di tempo non inferiore a 15 giorni per prendere visione dei documenti o estrarne copia.

Se la domanda è incompleta l'ufficio competente lo comunica al richiedente entro dieci giorni, e il termine di conclusione del procedimento ricomincia a decorrere dalla data di presentazione della domanda completa.

Il procedimento prevede il pagamento dei diritti di segreteria e di istruttoria cosi come sotto riportato:

•   Atti del settore Ambiente e Territorio: vedi tabella allegata

•   Atti del settore Amministrativo Finanziario e  Polizia Locale: vedi tabella allegata

Per quanto riguarda gli altri settori è necessario rivolgersi all’ufficio di competenza.

In caso di richiesta di copie conformi ogni 4 facciate deve essere applicata una marca da bollo di valore corrente e in aggiunta al costo delle fotocopie (come sopra indicato), sono previsti diritti di segreteria pari a 0,52 € a facciata.

Non possono essere oggetto di accesso:

•   i documenti coperti da segreto di Stato o da divieto di divulgazione previsti dalla legge o da regolamenti governativi;

•   i documenti di cui è vietata la divulgazione da Regolamenti dell’Unione o dei Comuni che ne fanno parte;

•   i documenti relativi a procedimenti tributari di terzi;

•   la documentazione inerente l’attività dell’Unione, o dei Comuni che ne fanno parte, diretta all'emanazione di atti normativi generali, di pianificazione e di programmazione;

•   i documenti  relativi a procedure selettive del personale contenenti informazioni di carattere psico-attitudinale relative a terzi;

•   i documenti individuati con deliberazione dell’Unione, o dei Comuni che ne fanno parte, di cui sia stato espressamente vietato l’accesso con specifico provvedimento;

•   i documenti oggetto di sequestro giudiziario e detenuti dall’Unione o dai Comuni che ne fanno parte;

•   i documenti richiesti per categorie generali, la cui conoscenza sia rivolta ad un controllo generalizzato dell’operato dell’Unione o dei Comuni che ne fanno parte;

i documenti che riguardino dati sensibili delle persone fisiche e di gruppi di impresa, quando riguardino diritti inviolabili e garantiti dalla Costituzione quali, in via esemplificativa: appartenenza razziale, religiosa, opinioni politiche, salute, fedi religiose, casellario penale, corrispondenza, stati familiari, rapporti economici e di alimenti. E’ comunque garantito l’accesso  a questi documenti quando siano strettamente indispensabili alla cura e difesa di interessi giuridici e, nel caso siano presenti dati idonei a rilevare lo stato  di salute e la vita sessuale, nei limiti dell’art. 60 del Dlgs. 196/2003.

Se i documenti richiesti sono in corso di pubblicazione all'Albo Pretorio o se viene fatta richiesta in via informale d’accesso, il rilascio di copia e di esame è immediato ma viene richiesto il pagamento delle eventuali spese di riproduzione dei documenti. Nel caso di accesso formale, l’ufficio deve concludere il procedimento entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta, ad eccezione dei casi di sospensione o differimento.

Il ritiro delle copie o la visione degli atti deve avvenire entro 30 giorni dalla comunicazione di accoglimento dell'istanza di accesso. Trascorso tale termine il procedimento viene archiviato e l'interessato potrà eventualmente ottenere l’accesso soltanto presentando una nuova istanza.

È possibile fare ricorso al TAR – Sezione Lombardia:

•   contro le determinazioni amministrative che negano il diritto di accesso;

•   in caso di diniego implicito per decorrenza  del termine di 30 giorni senza avere ricevuto  risposta;

•   in caso di differimento dell’esercizio d’accesso.

Il ricorso può essere presentato personalmente e la parte può stare in giudizio senza l’ausilio di difensore.

Per il rilascio delle copie della documentazione richiesta è previsto il pagamento di un corrispettivo equivalente al costo della duplicazione dei documenti, in funzione del supporto utilizzato per la riproduzione.

Il responsabile del procedimento può posticipare l'accesso agli atti preparatori di procedimenti in corso sino a quando la conoscenza di essi possa impedire oppure ostacolare in modo rilevante l'azione amministrativa.