I certificati servono a dimostrare il luogo e la data dell’evento e possono essere rilasciati solo se trascritti nei registri di Stato Civile del Comune. Gli estratti per riassunto, oltre a quanto indicato nei certificati, contengono anche tutte le eventuali annotazioni riportate sull’atto.

Le copie integrali sono invece vere e proprie fotocopie dell’atto e possono essere rilasciate solo per gli atti depositati in originale.

Se non esistono divieti di legge, chiunque abbia conoscenza certa degli elementi per l’identificazione dell’intestatario (cognome, nome e data di nascita). Le copie integrali possono essere rilasciate quando è espressamente richiesto, da chi vi ha interesse (ad esempio l’intestatario dell’atto, il coniuge o figlio del defunto etc.). 

E' sufficiente presentarsi all’Ufficio Servizi Demografici.

I certificati, gli estratti per riassunto e le copie integrali vengono rilasciati dall’Ufficio Servizi Demografici. Per gli avvenimenti recenti bisogna tener conto dei tempi necessari all’inserimento dei dati (in genere pochi giorni, i tempi potrebbero allungarsi per gli eventi avvenuti fuori comune).

Le copie integrali di atti di stato civile (matrimonio, morte e nascita) vanno sempre richieste esclusivamente al Comune in cui si è verificato l'evento; mentre i certificati ed estratti per riassunto possono essere richiesti anche al Comune in cui si era residenti al momento dell'evento.

Dall’1.1.2012 le Pubbliche Amministrazioni e i gestori di pubblici servizi devono acquisire d’ufficio tutte le informazioni inerenti il contenuto dei certificati o possono avvalersi dell’autocertificazioni. I certificati, pertanto, saranno utilizzabili esclusivamente nei rapporti tra privati e dovranno riportare, pena la loro nullità, la dicitura “Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”. Il certificato è in questo caso sostituito con l’autocertificazione.

Tutti i certificati non hanno scadenza, mentre gli estratti per riassunto e le copie integrali hanno validità di 6 mesi.